1. Postanowienia ogólne
Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz innych danych użytkowników aplikacji mobilnej Telemapika.
Aplikacja Telemapika jest aplikacją B2B przeznaczoną dla przedsiębiorców, agentów, dyspozytorów, kierowców i pracowników korzystających z urządzeń służbowych. Głównym celem aplikacji jest wykorzystanie telefonu jako urządzenia telemetrycznego, w szczególności jako lokalizatora służbowego urządzenia mobilnego i pojazdu, z którym użytkownik wykonuje zadania służbowe.
Aplikacja nie jest przeznaczona do prywatnego monitorowania osób. Aplikacja powinna być używana w środowisku służbowym, na urządzeniach udostępnionych do pracy albo na urządzeniach, na których użytkownik świadomie zgodził się na korzystanie z funkcji lokalizacji w ramach obowiązków służbowych.
W zakresie monitorowania pracowników, pojazdów, zadań służbowych i danych floty, administratorem danych może być także przedsiębiorca, agent albo firma korzystająca z aplikacji, która tworzy konta użytkowników, przypisuje ich do firmy i decyduje o celu korzystania z danych. W takim przypadku ETACHOGRAF SP. Z O.O. może działać jako dostawca systemu i podmiot przetwarzający dane na podstawie umowy z tą firmą.
2. Jakie dane przetwarza aplikacja
Aplikacja może przetwarzać następujące kategorie danych:
Aplikacja nie pobiera kontaktów z książki telefonicznej użytkownika, nie czyta wiadomości SMS, nie czyta historii połączeń, nie nagrywa dźwięku, nie korzysta z mikrofonu i nie pobiera danych zdrowotnych ani finansowych, o ile takie funkcje nie zostaną w przyszłości osobno wdrożone i opisane w zaktualizowanej polityce.
Pierwsza wersja aplikacji nie korzysta z Bluetooth do łączenia z urządzeniami pokładowymi pojazdu. Jeżeli funkcja Bluetooth zostanie wdrożona w kolejnych wersjach aplikacji, polityka prywatności zostanie zaktualizowana przed rozpoczęciem takiego przetwarzania danych.
Pierwsza wersja aplikacji nie wysyła powiadomień push. System Android może jednak wyświetlać techniczne powiadomienie związane z działaniem usługi lokalizacji w tle albo usługi pierwszoplanowej, jeżeli jest to wymagane do prawidłowego działania aplikacji i zgodności z wymaganiami systemu.
3. Lokalizacja urządzenia i lokalizacja w tle
Lokalizacja jest podstawową funkcją aplikacji Telemapika. Aplikacja może zbierać dokładną lokalizację urządzenia, aby umożliwić firmie, agentowi lub dyspozytorowi monitorowanie położenia służbowego telefonu oraz pojazdu wykorzystywanego przez użytkownika w pracy.
Po zalogowaniu na konto kierowcy i udzieleniu wymaganych zgód systemowych Android aplikacja może automatycznie rozpocząć zbieranie lokalizacji. W pierwszej wersji aplikacji użytkownik nie musi ręcznie uruchamiać zmiany ani naciskać osobnego przycisku startu lokalizacji.
Lokalizacja może być zbierana także wtedy, gdy aplikacja działa w tle, jest zamknięta albo nie jest aktualnie widoczna na ekranie, jeżeli jest to wymagane do wykonywania zadań służbowych oraz działania usługi telematycznej.
Lokalizacja w tle służy wyłącznie do zapewnienia podstawowej funkcji aplikacji, czyli monitorowania położenia urządzenia służbowego i pojazdu w ramach korzystania z systemu Telemapika. Dane lokalizacji nie są wykorzystywane do reklam, profilowania reklamowego ani sprzedaży danych.
Przed rozpoczęciem zbierania lokalizacji aplikacja powinna wyświetlić użytkownikowi czytelny komunikat w aplikacji, wyjaśniający, że Telemapika zbiera dane lokalizacji również wtedy, gdy aplikacja jest zamknięta lub nie jest używana. Następnie aplikacja powinna poprosić użytkownika o odpowiednią zgodę systemową Android.
Użytkownik może zarządzać zgodami lokalizacji w ustawieniach systemu Android. Wyłączenie lokalizacji może uniemożliwić korzystanie z głównej funkcji aplikacji, ponieważ aplikacja jest projektowana jako narzędzie telemetryczne.
Komunikat, który powinien pojawić się w aplikacji przed zgodą na lokalizację:
Telemapika zbiera dane o lokalizacji, aby umożliwić firmie monitorowanie położenia służbowego telefonu i pojazdu, także gdy aplikacja jest zamknięta lub nie jest używana. Dane lokalizacji są widoczne dla agenta, dyspozytora albo firmy przypisanej do Twojego konta. Telemapika nie używa lokalizacji do reklam i nie sprzedaje danych lokalizacji.
4. Aparat i zdjęcia
Aplikacja może korzystać z aparatu urządzenia w celu wykonania zdjęć związanych z pracą, pojazdem, dokumentacją, zleceniem, stanem pojazdu, wyposażeniem, ładunkiem albo innymi elementami związanymi z majątkiem lub działalnością przedsiębiorstwa korzystającego z aplikacji.
Zdjęcia wykonane w aplikacji mogą zostać przekazane do agenta, dyspozytora lub firmy, do której przypisane jest konto użytkownika.
Aplikacja nie jest przeznaczona do wykonywania i przesyłania zdjęć prywatnych, zdjęć osób niezwiązanych ze sprawą, dokumentów prywatnych ani treści niezwiązanych z działalnością służbową.
Jeżeli aplikacja korzysta wyłącznie z aparatu do robienia zdjęć w aplikacji, nie powinna żądać szerokiego dostępu do całej galerii zdjęć użytkownika, chyba że taka funkcja zostanie osobno wdrożona, uzasadniona i opisana.
Komunikat, który powinien pojawić się w aplikacji przed zgodą na aparat:
Telemapika korzysta z aparatu, aby umożliwić wykonanie i przekazanie zdjęć służbowych do agenta, dyspozytora albo firmy przypisanej do Twojego konta. Zdjęcia powinny dotyczyć spraw firmowych, takich jak pojazd, dokumentacja, zlecenie, wyposażenie albo mienie przedsiębiorstwa.
5. Logowanie Google i Firebase Authentication
Aplikacja umożliwia logowanie przy użyciu konta Google obsługiwane technicznie przez Firebase Authentication.
W przypadku korzystania z logowania Google aplikacja może otrzymać od Google lub Firebase Authentication podstawowe dane profilu potrzebne do utworzenia i obsługi konta, w szczególności adres e mail, identyfikator konta, imię i nazwisko oraz inne dane udostępnione w ramach procesu autoryzacji.
Dane uzyskane przez logowanie Google są wykorzystywane wyłącznie do uwierzytelnienia użytkownika, obsługi konta, przypisania użytkownika do firmy oraz zapewnienia bezpieczeństwa dostępu do aplikacji.
Na dzień publikacji niniejszej polityki zakładamy wykorzystanie Firebase Authentication. Jeżeli aplikacja zostanie rozszerzona o Firebase Analytics, Crashlytics albo inne SDK zbierające dane, polityka prywatności zostanie zaktualizowana.
Zasady przetwarzania danych przez Google i Firebase określają dokumenty prywatności Google. Administrator nie odpowiada za niezależne przetwarzanie danych przez Google poza aplikacją Telemapika.
6. Mapy i Leaflet
Aplikacja korzysta z Leaflet jako biblioteki mapowej do prezentowania położenia urządzenia i pojazdu na mapie. Leaflet jest biblioteką open source i sam w sobie nie jest usługą przechowywania danych użytkownika.
Jeżeli aplikacja korzysta z zewnętrznego dostawcy kafelków mapowych, serwera map albo geokodowania, dane techniczne potrzebne do wyświetlenia mapy mogą być przekazywane temu dostawcy. Nazwa takiego dostawcy zostanie wskazana w polityce prywatności po jego wyborze albo wdrożeniu.
7. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane są przetwarzane w następujących celach:
- utworzenie i obsługa konta użytkownika,
- przypisanie użytkownika do firmy, agenta lub dyspozytora,
- umożliwienie korzystania z telefonu jako urządzenia telemetrycznego,
- monitorowanie lokalizacji telefonu służbowego i pojazdu w ramach zadań służbowych,
- wyświetlanie lokalizacji na mapie,
- umożliwienie przekazywania zdjęć służbowych,
- obsługa komunikacji służbowej między użytkownikiem, agentem, dyspozytorem i firmą,
- zapewnienie bezpieczeństwa systemu, rozliczalności działań i ochrony przed nadużyciami,
- diagnostyka błędów, utrzymanie aplikacji i poprawa jej stabilności,
- obsługa zgłoszeń, reklamacji i zapytań,
- wykonanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze albo firmie korzystającej z aplikacji,
- dochodzenie lub obrona roszczeń.
Podstawą przetwarzania danych może być w szczególności art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli przetwarzanie jest potrzebne do wykonania umowy o korzystanie z aplikacji lub usługi, art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora albo firmy korzystającej z aplikacji, art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli przetwarzanie jest wymagane przez przepisy prawa, oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli dla określonej funkcji wymagana jest zgoda użytkownika.
Zgody systemowe Android, w szczególności zgoda na lokalizację i aparat, są wymagane technicznie do działania określonych funkcji aplikacji. Udzielenie zgody systemowej Android nie zawsze oznacza, że podstawą prawną przetwarzania danych na gruncie RODO jest wyłącznie zgoda. W środowisku służbowym podstawą przetwarzania może być także umowa, obowiązek prawny albo prawnie uzasadniony interes, zależnie od roli użytkownika i firmy korzystającej z aplikacji.
8. Kto ma dostęp do danych
Dostęp do danych mogą mieć:
- Administrator i osoby upoważnione przez Administratora,
- firma, agent, dyspozytor lub administrator konta firmowego, do którego przypisany jest użytkownik,
- dostawcy usług technicznych, hostingowych, serwerowych, informatycznych i bezpieczeństwa,
- Google oraz Firebase, w zakresie logowania Google, Firebase Authentication i usług autoryzacyjnych,
- Leaflet jako biblioteka mapowa oraz dostawca kafelków mapowych, serwera map albo geokodowania, jeżeli taki dostawca jest wykorzystywany i jeżeli przetwarzanie danych jest konieczne do wyświetlenia mapy lub położenia urządzenia,
- podmioty obsługujące zgłoszenia, korespondencję i wsparcie techniczne,
- organy publiczne, sądy albo inne uprawnione podmioty, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.
Dane lokalizacji, zdjęcia i komunikaty służbowe mogą być widoczne dla agenta, dyspozytora lub firmy, która utworzyła konto użytkownika albo przypisała użytkownika do swojej organizacji.
Administrator nie sprzedaje danych osobowych, danych lokalizacji, zdjęć ani danych urządzenia. Dane nie są wykorzystywane do reklam behawioralnych ani profilowania reklamowego.
9. Okres przechowywania danych
Dane konta są przechowywane przez okres korzystania z aplikacji, a po zakończeniu korzystania przez okres potrzebny do rozliczeń, obsługi zgłoszeń, zabezpieczenia roszczeń albo wykonania obowiązków prawnych.
Domyślny okres przechowywania historii lokalizacji i tras wynosi 90 dni. Taki okres pozwala korzystać z bieżącej telemetrii, wyjaśniać reklamacje, sprawdzać przebieg zadań i zachować zgodność z zasadą minimalizacji danych. Po tym okresie dane lokalizacji powinny być usuwane albo anonimizowane, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z umowy z firmą, obowiązku prawnego, bezpieczeństwa, rozliczeń albo ochrony roszczeń.
Domyślny okres przechowywania zdjęć i komunikatów służbowych wynosi 12 miesięcy. Zdjęcia mogą dokumentować pojazd, zlecenie, ładunek, wyposażenie albo zdarzenie służbowe, dlatego ich okres przechowywania może być dłuższy niż zwykłej historii lokalizacji. Po tym okresie dane powinny być usuwane albo anonimizowane, chyba że dłuższe przechowywanie wynika z umowy z firmą, obowiązku prawnego, bezpieczeństwa, rozliczeń albo ochrony roszczeń.
Firma, agent albo administrator konta firmowego może ustawić krótszy okres przechowywania danych. Dłuższy okres przechowywania powinien być stosowany tylko wtedy, gdy jest realnie uzasadniony charakterem usługi, obowiązkami prawnymi, rozliczeniami, reklamacjami, kontrolą zleceń albo ochroną roszczeń.
Kopie zapasowe mogą być przechowywane przez ograniczony czas wynikający z cyklu tworzenia kopii bezpieczeństwa. Dane z kopii zapasowych nie są używane operacyjnie, chyba że jest to potrzebne do odtworzenia systemu, bezpieczeństwa lub wykonania obowiązku prawnego.
10. Usuwanie konta i danych
Jeżeli aplikacja umożliwia utworzenie konta użytkownika, użytkownik może zgłosić żądanie usunięcia konta i danych powiązanych z kontem.
Użytkownik może zgłosić żądanie usunięcia konta i danych:
- w aplikacji Telemapika, jeżeli taka funkcja jest dostępna,
- przez agenta, dyspozytora albo administratora firmy, który utworzył lub przypisał konto użytkownika,
- przez wiadomość e mail na adres: biuro@e-tachograf.pl,
- przez publiczną stronę internetową do zgłaszania żądań usunięcia danych: https://e-tachograf.pl/telemapika/usuniecie-danych/.
W zgłoszeniu należy podać dane pozwalające zidentyfikować konto, w szczególności adres e mail, numer telefonu, nazwę firmy albo nazwę agenta, z którym konto jest powiązane.
Po otrzymaniu skutecznego żądania usunięcia danych Administrator albo właściwa firma korzystająca z aplikacji podejmuje działania zmierzające do usunięcia danych bez zbędnej zwłoki, z zastrzeżeniem danych, które muszą być zachowane z powodów prawnych, księgowych, bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom albo ochrony roszczeń.
Tymczasowe wyłączenie konta, zawieszenie konta albo odebranie dostępu nie jest równoznaczne z usunięciem konta i danych.
11. Prawa użytkownika
Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do dostępu do swoich danych, sprostowania danych, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, cofnięcia zgody, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W sprawach dotyczących realizacji praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@e-tachograf.pl.
Jeżeli dane użytkownika są przetwarzane przez firmę, agenta albo pracodawcę jako odrębnego administratora, użytkownik może zostać skierowany także do tego podmiotu, ponieważ to on może decydować o celu i zakresie monitorowania służbowego.
12. Bezpieczeństwo danych
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą, zniszczeniem albo nieuprawnionym ujawnieniem.
Dane przesyłane między aplikacją a serwerem powinny być zabezpieczone przy użyciu szyfrowania transmisji, w szczególności HTTPS albo równoważnych mechanizmów bezpieczeństwa.
Dostęp do danych w panelu administracyjnym powinien być ograniczony do uprawnionych osób, zgodnie z rolą użytkownika, przypisaniem do firmy i zakresem obowiązków.
Administrator może prowadzić logi techniczne i bezpieczeństwa w celu wykrywania błędów, nadużyć, nieautoryzowanego dostępu i awarii.
13. Transfer danych poza EOG
Dane mogą być przetwarzane na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz, w zakresie korzystania z usług zewnętrznych dostawców technologii, także poza EOG.
Jeżeli dane są przekazywane poza EOG, odbywa się to na podstawie odpowiednich mechanizmów prawnych przewidzianych przez RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, standardowych klauzul umownych albo innych zabezpieczeń wymaganych przez prawo.
14. Dzieci
Aplikacja Telemapika jest przeznaczona do użytku służbowego i B2B.
Aplikacja nie jest kierowana do dzieci i nie powinna być używana przez osoby niepełnoletnie jako odbiorców docelowych usługi.
15. Zmiany polityki prywatności
Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany funkcji aplikacji, dodania nowych uprawnień Android, wdrożenia Bluetooth, zmiany dostawców technologii albo zmiany przepisów prawa.
O istotnych zmianach użytkownicy mogą zostać poinformowani w aplikacji, przez panel administracyjny, wiadomość e mail albo komunikat na stronie internetowej.
Korzystanie z nowych funkcji wymagających dodatkowych danych albo uprawnień może wymagać osobnego poinformowania użytkownika i uzyskania odpowiedniej zgody systemowej Android.